Archivio di Stato di Barletta-Andria-Trani

→ Art. 1 – Accesso alla sala studio

L'accesso alla sala studio è gratuito ed è consentito agli utenti maggiorenni, previa registrazione e nel rispetto del presente regolamento.

Per l'ammissione è obbligatoria la presentazione di un documento di identità in corso di validità e la compilazione della domanda di ammissione alla sala studio, secondo le modalità stabilite dall'Istituto.

La sottoscrizione della domanda di ammissione comporta la presa visione e l'accettazione del presente regolamento.

Non è consentito introdurre in sala studio borse, zaini, valigie o altri contenitori idonei al trasporto di documenti. Gli effetti personali devono essere depositati negli appositi armadietti o negli spazi individuati dall'Istituto.

È consentito introdurre esclusivamente il materiale strettamente necessario allo svolgimento della ricerca, secondo le indicazioni del personale di sala.

L'uso dei telefoni cellulari è consentito esclusivamente in modalità silenziosa. Sono vietate telefonate, videoconferenze, riproduzioni sonore e qualsiasi altra attività che possa arrecare disturbo agli utenti o interferire con il regolare svolgimento delle attività della sala studio.

La consultazione dei documenti archivistici e la loro riproduzione costituiscono attività distinte e sono disciplinate da disposizioni normative differenti. La consultazione è regolata dagli artt. 122-127 del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, per quanto concerne i limiti di consultabilità dei documenti archivistici, mentre la riproduzione dei beni culturali è disciplinata dagli artt. 107-109 del medesimo decreto, nonché dal decreto ministeriale 21 marzo 2024, n. 108.

→ Art. 2 – Comportamento in sala studio

Gli utenti sono tenuti a mantenere un comportamento rispettoso del luogo, del personale e degli altri utenti, improntato al decoro e alla tutela del patrimonio archivistico.

È vietato tenere comportamenti che possano arrecare disturbo al regolare svolgimento delle attività di consultazione, compreso parlare ad alta voce, utilizzare dispositivi elettronici con emissione di suoni o svolgere conversazioni telefoniche.

È vietato introdurre o consumare alimenti e bevande nella sala studio, salvo diversa autorizzazione della Direzione per motivate esigenze.

Durante la consultazione è vietato utilizzare penne a inchiostro, penne stilografiche, pennarelli, evidenziatori o qualsiasi altro strumento che possa arrecare danno ai documenti. È consentito esclusivamente l'uso della matita per la redazione di appunti.

Gli utenti sono tenuti a maneggiare con la massima cura il materiale archivistico, mantenendone l'ordine originario e osservando le indicazioni impartite dal personale di sala. È vietato apporre segni, annotazioni, piegature, appoggiarvi oggetti o compiere qualsiasi operazione che possa comprometterne l'integrità materiale.

Qualora le condizioni di conservazione della documentazione lo richiedano, il personale può prescrivere specifiche modalità di consultazione o limitarne temporaneamente l'utilizzo per esigenze di tutela.

Il personale di sala vigila sul rispetto del presente regolamento e può impartire le disposizioni necessarie alla corretta consultazione e conservazione dei documenti. L'inosservanza delle disposizioni impartite dal personale costituisce violazione del presente regolamento.

→ Art. 3 – Consultazione dei documenti archivistici

La consultazione dei documenti archivistici è consentita nel rispetto delle disposizioni del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, e della normativa vigente in materia di consultabilità, tutela dei beni culturali e protezione dei dati personali.

La consultazione dei documenti dichiarati riservati o contenenti dati personali è disciplinata dagli artt. 122-127 del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, dal Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, come modificato dal decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101, nonché dalle Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica.

L'utilizzo delle riproduzioni dei documenti per finalità ulteriori rispetto alla consultazione è disciplinato dall'art. 108 del decreto legislativo n. 42/2004 e dal decreto ministeriale 21 marzo 2024, n. 108.

Durante la consultazione l'utente è tenuto ad osservare le prescrizioni impartite dal personale di sala e ad utilizzare gli eventuali supporti conservativi messi a disposizione dall'Istituto.

L'Istituto può sospendere o limitare la consultazione di documenti il cui stato di conservazione risulti incompatibile con la normale fruizione ovvero quando ricorrano esigenze di tutela, riordinamento, inventariazione, digitalizzazione, restauro o altre esigenze di servizio.

→ Art. 4 – Richiesta e consultazione delle unità archivistiche

Le unità archivistiche sono richieste mediante l'apposita modulistica cartacea o elettronica predisposta dall'Istituto, secondo le modalità pubblicate sul sito istituzionale.

Il numero massimo di unità archivistiche consultabili contemporaneamente, nonché gli orari di distribuzione e restituzione della documentazione, sono stabiliti dalla Direzione e pubblicati sul sito istituzionale o mediante avvisi affissi in sala studio.

Le unità archivistiche devono essere consultate esclusivamente nei locali della sala studio e non possono essere allontanate, neppure temporaneamente, dai locali destinati alla consultazione.

La documentazione deve essere restituita al personale di sala al termine della consultazione, a semplice richiesta dello stesso ovvero, in ogni caso, entro l'orario stabilito per la riconsegna giornaliera.

L'Istituto si riserva di differire la consegna della documentazione qualora ricorrano esigenze di tutela, conservazione, riordinamento, digitalizzazione, restauro o altre esigenze di servizio.

→ Art. 5 – Riproduzione dei documenti archivistici

→ 5.1 Principi generali

La riproduzione dei documenti archivistici è disciplinata dagli artt. 107, 108 e 109 del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, nonché dal decreto ministeriale 21 marzo 2024, n. 108, recante le linee guida per la determinazione dei canoni e dei corrispettivi dovuti per l'uso e la riproduzione dei beni culturali statali.

La riproduzione è consentita nel rispetto della normativa vigente, delle esigenze di tutela del patrimonio archivistico, della disciplina in materia di diritto d'autore, della protezione dei dati personali e delle disposizioni del presente regolamento.

La riproduzione con mezzi propri è consentita nei casi e con le modalità previste dalla normativa vigente, previa presentazione della dichiarazione sostitutiva predisposta dall'Istituto.

Nei casi in cui la normativa vigente richieda un'autorizzazione preventiva o il rilascio di una concessione, la riproduzione può essere effettuata esclusivamente dopo l'adozione del relativo provvedimento da parte dell'Istituto.

L'esercizio dell'attività di riproduzione non deve arrecare pregiudizio alla conservazione della documentazione, al regolare funzionamento della sala studio o ai diritti degli altri utenti.

Il personale di sala può sospendere o vietare la riproduzione qualora essa venga effettuata con modalità non conformi al presente regolamento o tali da compromettere la tutela della documentazione.

→ 5.2 Modalità, limiti e divieti

La riproduzione con mezzi propri è consentita esclusivamente con modalità idonee a garantire la tutela e la conservazione del materiale archivistico, senza arrecare pregiudizio all'integrità dei documenti, al regolare svolgimento delle attività della sala studio e ai diritti degli altri utenti.

Le riprese devono essere effettuate senza contatto fisico con i documenti e senza l'impiego di strumenti o dispositivi che possano arrecare danno al materiale archivistico.

È vietato utilizzare:

° scanner portatili o a contatto; 

° flash, illuminatori o altre sorgenti luminose artificiali; 

° treppiedi, stativi, bracci mobili o analoghi dispositivi, salvo preventiva autorizzazione dell'Istituto; 

° qualsiasi altra attrezzatura che possa compromettere la sicurezza o la conservazione della documentazione. 

L'Istituto può escludere dalla riproduzione i documenti che presentino particolari condizioni di fragilità, cattivo stato di conservazione, vincoli di consultabilità o ulteriori esigenze di tutela.

La riproduzione sistematica, seriale o massiva di fondi, serie archivistiche o parti consistenti di esse è soggetta a preventiva valutazione e autorizzazione della Direzione, nel rispetto della normativa vigente e delle esigenze di tutela del patrimonio archivistico.

Resta fermo l'obbligo di osservare la disciplina vigente in materia di protezione dei dati personali, diritto d'autore e consultabilità dei documenti archivistici.

L'utente è responsabile dell'utilizzo delle riproduzioni effettuate e del rispetto della normativa vigente in materia di diffusione, pubblicazione e riutilizzo delle immagini.

→ 5.3 Riproduzioni eseguite dall’Istituto 

L’Istituto può effettuare, su richiesta dell’interessato e compatibilmente con le proprie risorse organizzative, con lo stato di conservazione della documentazione e con le esigenze di tutela, riproduzioni digitali, fotografiche o altre forme di riproduzione dei documenti archivistici.

La richiesta deve essere presentata mediante l’apposita modulistica predisposta dall’Archivio, indicando gli estremi identificativi della documentazione richiesta e la finalità della riproduzione.

Il rilascio delle riproduzioni può comportare il pagamento dei corrispettivi o dei canoni previsti dalla normativa vigente, secondo quanto stabilito dal decreto ministeriale 21 marzo 2024, n. 108 e dalle disposizioni applicabili agli istituti e luoghi della cultura statali.

Le riproduzioni possono essere negate o differite quando:

° la documentazione presenti condizioni conservative che ne impediscano la ripresa; 

° la riproduzione possa arrecare danno al bene culturale; 

° ricorrano limitazioni derivanti dalla disciplina sulla consultabilità, dalla tutela dei dati personali o da altri vincoli previsti dalla legge. 

Le riproduzioni mediante fotocopia sono effettuate esclusivamente nei casi in cui siano compatibili con la natura, il formato e lo stato di conservazione dei documenti.

→ 5.4 Utilizzo e pubblicazione delle riproduzioni

La riproduzione dei documenti archivistici non comporta automaticamente l’autorizzazione alla pubblicazione, alla diffusione o ad altri utilizzi delle immagini ottenute.

L’utilizzo delle riproduzioni deve avvenire nel rispetto della normativa vigente in materia di diritto d’autore, protezione dei dati personali, consultabilità dei documenti e tutela del patrimonio culturale.

La pubblicazione o diffusione delle immagini è soggetta agli eventuali obblighi autorizzativi e ai regimi previsti dalla normativa vigente, anche in relazione alla finalità perseguita.

Quando previsto, l’utilizzatore è tenuto a riportare la corretta citazione della fonte archivistica, comprensiva dell’indicazione dell’Istituto e della segnatura del documento riprodotto.

→ Art. 6 – Violazioni del regolamento e provvedimenti conseguenti

L’inosservanza delle disposizioni contenute nel presente regolamento può comportare, in relazione alla gravità della condotta e previa valutazione del personale responsabile, il richiamo dell’utente, la sospensione temporanea della consultazione o l’esclusione dall’accesso alla sala studio.

I provvedimenti di sospensione o esclusione sono adottati dalla Direzione dell’Istituto, nel rispetto dei principi di proporzionalità e ragionevolezza.

In caso di comportamento idoneo a compromettere la conservazione dei documenti, la sicurezza degli utenti o il regolare svolgimento del servizio, il personale di sala può disporre l’immediato allontanamento dell’utente dai locali, dandone comunicazione alla Direzione.

Restano ferme le responsabilità previste dalla normativa vigente in caso di danneggiamento, sottrazione, alterazione o uso illecito dei beni archivistici.

Per le violazioni delle disposizioni del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, si applicano le sanzioni amministrative e penali previste dal medesimo Codice dei beni culturali e dalle altre norme vigenti.

L’Istituto provvede, ove necessario, a segnalare i fatti alle competenti autorità amministrative o giudiziarie.

→ Art. 7 – Disposizioni finali

Il presente regolamento è pubblicato sul sito istituzionale dell’Archivio di Stato.

La pubblicazione assicura la conoscibilità delle disposizioni applicabili agli utenti della sala studio.

Eventuali modifiche o aggiornamenti al presente regolamento sono adottati con apposito provvedimento della Direzione e resi pubblici con le medesime modalità.

Per quanto non espressamente disciplinato dal presente regolamento si applicano le disposizioni normative vigenti in materia di beni culturali, archivi, consultabilità, protezione dei dati personali e procedimento amministrativo.

Per quanto non espressamente richiamato si rinvia al dlgs 42/2004; Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali; Allegato A.2 Codice di deontologia e buona condotta per il trattamento dei dati personali per scopi storici; Dm 21.03.2024, n. 108, Modifiche al decreto del Ministro della cultura 11 aprile 2023, rep. n. 161, recante “Linee guida per la determinazione degli importi minimi dei canoni e dei corrispettivi per la concessione d’uso dei beni in consegna agli istituti e luoghi della cultura statali e ogni altro atto pubblicato su sito istituzionale dell’Archivio di Stato.

→ ALLEGATO A

→ Riproduzione con mezzi propri

Ai sensi dell’art. 108, comma 3, del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, la riproduzione dei beni archivistici effettuata direttamente dall’utente con mezzi propri è consentita nei casi previsti dalla normativa vigente, nel rispetto della tutela del patrimonio culturale, della disciplina sulla consultabilità dei documenti e della normativa in materia di protezione dei dati personali.

Restano esclusi dalla libera riproduzione i documenti non liberamente consultabili ai sensi degli artt. 122 e seguenti del medesimo decreto legislativo, nonché i documenti soggetti a specifiche limitazioni previste dalla legge o disposte dall’Istituto per esigenze di tutela.

La riproduzione deve essere effettuata esclusivamente con modalità che non comportino contatto fisico con il documento e che non determinino rischi per la conservazione del materiale archivistico.

→ ALLEGATO B

→ Riproduzioni eseguite dall’Istituto – Copie e certificazioni

→ 1. Riproduzioni eseguite dall’Istituto

L’Archivio di Stato può effettuare, su richiesta dell’interessato e compatibilmente con le proprie risorse organizzative e con lo stato di conservazione della documentazione, riproduzioni digitali o altre forme di copia dei documenti archivistici.

Le richieste devono essere presentate mediante l’apposita modulistica predisposta dall’Istituto, indicando:

° gli estremi identificativi della documentazione richiesta; 

° la tipologia di riproduzione desiderata; 

° la finalità dell’utilizzo. 

Le riproduzioni possono essere subordinate al pagamento dei corrispettivi o dei canoni previsti dalla normativa vigente, secondo quanto stabilito dal decreto ministeriale 21 marzo 2024, n. 108 e dalle disposizioni applicabili agli istituti e luoghi della cultura statali. 

Le domande di riproduzione possono essere presentate in sala di studio, compilando l’apposito modulo o per corrispondenza, scrivendo all'indirizzo as-ba@cultura.gov.it. L'Archivio di Stato risponderà comunicando i costi del servizio e le modalità per effettuare il pagamento. 

Non si spediscono fotocopie con posta ordinaria cartacea. 

Il ritiro delle fotoriproduzioni potrà essere effettuato nell'orario di apertura della sala studio; in alternativa (se di dimensioni superiori a 25 Mb) potrà essere richiesta la trasmissione per posta elettronica, tramite il sistema ApeCargo.

→ 2. Modalità di pagamento

Il pagamento degli importi eventualmente dovuti è effettuato secondo le modalità indicate dall’Istituto, anche mediante il sistema PagoPA o altri strumenti previsti dall’Amministrazione.

→ 3. Invio delle riproduzioni

Le riproduzioni digitali sono rese disponibili secondo le modalità comunicate dall’Istituto.

L’invio tramite strumenti telematici è effettuato compatibilmente con le dimensioni dei file, con le esigenze tecniche dell’Amministrazione e con la normativa vigente in materia di sicurezza informatica e protezione dei dati personali.

L’Istituto non garantisce l’invio tramite specifici sistemi informatici non più disponibili o non adottati dall’Amministrazione.

→ 4. Copie conformi all’originale

Per ottenere copie conformi all’originale dei documenti conservati presso l’Archivio di Stato è necessario presentare apposita richiesta secondo le modalità stabilite dall’Istituto.

L’eventuale applicazione dell’imposta di bollo è disciplinata dal decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 642 e dalla normativa vigente in materia di imposta di bollo.

Il richiedente è tenuto a dichiarare l’eventuale sussistenza di cause di esenzione previste dalla legge.

Le copie conformi sono rilasciate secondo le modalità tecniche disponibili presso l’Istituto, in formato cartaceo o digitale secondo la natura del documento e le procedure interne.

→ 5. Stato civile

L’Archivio di Stato non rilascia certificazioni o attestazioni sostitutive relative ad atti di stato civile non formati dall’Istituto.

Per tali richieste l’interessato deve rivolgersi agli uffici competenti secondo la normativa vigente in materia di stato civile.

→ ALLEGATO C

→ Limiti alla riproduzione e tutela dei dati personali

→ 1. Documenti esclusi o limitati alla riproduzione

Non possono essere riprodotti, ovvero possono essere riprodotti solo secondo modalità stabilite dall’Istituto, i documenti:

° che presentino condizioni conservative incompatibili con l’attività di riproduzione;

° la cui riproduzione possa arrecare pregiudizio all’integrità materiale del documento; 

° sottoposti a limitazioni di consultabilità ai sensi degli artt. 122 e seguenti del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42;

° soggetti a specifiche disposizioni di tutela, riservatezza o protezione dei dati personali previste dalla normativa vigente.

→ 2. Consultabilità dei documenti archivistici

La consultabilità dei documenti conservati negli Archivi di Stato è disciplinata dagli artt. 122-127 del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42.

I documenti conservati negli Archivi di Stato sono consultabili secondo i termini stabiliti dalla normativa vigente, salvo le limitazioni previste dalla legge per ragioni di riservatezza, sicurezza o tutela dei dati personali.

In particolare, ai sensi dell’art. 122 del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42:

° i documenti contenenti informazioni relative alla politica interna ed estera dello Stato dichiarati riservati sono consultabili dopo cinquanta anni; 

° i documenti contenenti dati personali appartenenti a categorie particolari ai sensi della normativa vigente sono consultabili dopo quaranta anni; 

° i documenti contenenti dati relativi alla salute, alla vita sessuale o a rapporti riservati di tipo familiare sono consultabili dopo settanta anni. 

→ 3. Diffusione e pubblicazione delle immagini

La consultazione dei documenti archivistici e la successiva diffusione delle informazioni in essi contenute costituiscono attività soggette a discipline diverse.

La possibilità di consultare un documento non comporta automaticamente la facoltà di pubblicarne integralmente il contenuto o diffonderne i dati personali in esso presenti.

L’utente che acquisisce riproduzioni di documenti archivistici è responsabile del loro successivo utilizzo e deve rispettare:

° il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR); 

° il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, come modificato dal decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101; 

° le Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica.

→ 4. Regole deontologiche

Nell’ambito della ricerca storica e archivistica, il trattamento e la diffusione dei dati personali devono essere effettuati nel rispetto dei principi di pertinenza, indispensabilità e proporzionalità previsti dalla normativa vigente.

L’utilizzatore deve evitare la diffusione di informazioni non necessarie o idonee a ledere la dignità e la riservatezza delle persone interessate.

→ 5. Riproduzione massiva

La riproduzione sistematica, seriale o massiva di fondi, serie archivistiche o parti consistenti della documentazione è soggetta a preventiva valutazione dell’Istituto.

L’autorizzazione può essere richiesta quando la quantità, le modalità tecniche o le finalità dell’attività di riproduzione siano tali da incidere:

° sulla conservazione dei documenti; 

° sul regolare funzionamento dei servizi; 

° sulla disponibilità della documentazione per altri utenti; 

° sulle esigenze di tutela del patrimonio culturale.